Corolario de Mirol: Cuando suceda la catástrofe, la UNICA copia de seguridad que tengo esta rota.

De acuerdo con un estudio realizado por The Diffusion Group en 2015, en el cual se encuestó a pequeñas empresas, el 60% de las que pierden información cierran dentro de los seis meses siguientes a la catástrofe. Un estudio similar, pero realizado por la British Chambers of Commerce evidencian que el 93% de los negocios que sufren la pérdida de datos durante más de 10 días, se declaran en quiebra un año después. Además, sólo el 3 % de las pérdidas de datos son el resultado de un desastre natural. El 97% restante se debe a una combinación de errores humanos, de hardware y de software, y a los virus.

Política de Copias de Seguridad

Desde el año 1981, con la aparición de la primera PC de IBM, que tenemos una computadora en nuestro escritorio, y con ella empezamos a generar documentos, bases de datos, guardar imágenes, etc.; en volúmenes exponenciales.

Hoy el tema es tan preocupante que se hasta se le ha dado un nombre: “Big Data” y hay congresos internacionales que lo tratan.

Actualmente, en pleno siglo XXI, se generan, según la Unión Europea, 1.700 nuevos billones de bytes por minuto. Veamos algunos datos:

Cada día se realizan más de:

Un billón de consultas en Google
250 millones de tuits en Twitter
800 millones de actualizaciones en Facebook
850 millones de transacciones mediante tarjeta de crédito por segundo

Eso le pasa al mundo, pero a nosotros también: en un día… cuantos documentos nuevos de Office creamos? cuantos registros agregamos a nuestro Software Mirol de Gestión? cuantos correos recibimos y contestamos? etc.

Lo que queremos destacar es el hecho que es necesario tener una “Política de Copias de Seguridad”, es decir una rutina preferentemente automática y con un responsable a cargo de que se cumpla, que nos permita tener la tranquilidad de saber que, en caso de una catástrofe que nos destruya toda o parte de la información almacenada en nuestros discos duros, nuestra “big data”, podamos recuperarla desde las copias de seguridad y continuar con el trabajo normalmente.

Que es una copia de seguridad?

Una copia de seguridad, copia de respaldo o backup (su nombre en inglés) en tecnologías de la información e informática es una copia de los datos originales que se realiza con el fin de disponer de un medio de recuperarlos en caso de su pérdida. Las copias de seguridad son útiles ante distintos eventos y usos: recuperar los sistemas informáticos y los datos de una catástrofe informática, natural o ataque; restaurar una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente, corrompido, infectado por un virus informático u otras causas; guardar información histórica de forma más económica que los discos duros y además permitiendo el traslado a ubicaciones distintas de la de los datos originales; etc..

El proceso de copia de seguridad se complementa con otro conocido como restauración de los datos (en inglés restore), que es la acción de leer y grabar en la ubicación original u otra alternativa los datos requeridos.

Que tenemos que copiar?

A grandes rasgos hay tres grupos de datos en las computadoras:

1) Del Sistema Operativo (Windows por ejemplo) y programas instalados

2) Imágenes descargadas, música y videos

3) Bases de Datos, fotos y Documentos (del Office por ejemplo)

Los del primer grupo es importante que estén localizados en la misma partición del disco, normalmente C:, de manera que permita hacer una copia imagen o “frizado” de la misma.

El contenido de este grupo tiene la particularidad que, si se llegase a perder su contenido, es posible recuperarlo con facilidad, simplemente restaurando una copia imagen o reinstalando todo nuevamente a partir de los originales de los programas (windows, office, etc.)

Los del segundo grupo, se puede seguir una política similar a la anterior ya que, normalmente, son documentos descargados de Internet que pueden ser recuperados nuevamente. No obstante si son importantes para el negocio, es importante incluirlos en las copias de seguridad.

Los del tercer grupo son los más importantes ya que, de perderlos, pueden ser irrecuperables o ser necesario un gran esfuerzo de recursos humanos, tiempo y dinero.

En este grupo es donde están incluidas las bases de datos de los Sistemas Mirol.

De igual manera es conveniente que estos grupos estén también en particiones diferentes, por ejemplo D: y E: para una mejor administración de las copias.

Algunas consideraciones a tener en cuenta

a) BACKUP frecuente

Para crear su plan, determine en primer lugar la frecuencia con que necesita realizar el backup. Este intervalo de tiempo puede depender del tamaño de su negocio o de la importancia de sus datos.
Para lograr una verdadera fiabilidad, los expertos recomiendan realizar backups periódicos cada día, ya que no podrá recuperar lo que no haya copiado. El primer paso en la planificación de una estrategia de backup es decidir cuántos días de datos o de trabajo puede permitirse perder. Para la mayoría, la respuesta es no demasiados, lo que implica realizar un backup diario.

b) BACKUP automatizado

Una verdadera estrategia de backup está automatizada. En otras palabras, los backups no dependen de la iniciativa humana, ya que hay muchas posibilidades de que una persona se olvide o cometa un error. La manera más fácil de configurar los backups automatizados es con un software de backup adecuado que permita realizarse de forma totalmente automática sin que intervenga ninguna persona.

c) Varios juegos de BACKUP

Guarde más de un juego de backup de los datos para mayor seguridad, ya que el soporte de almacenamiento puede dañarse o corromperse. Rote sus juegos de backup, retirando regularmente el soporte antiguo e introduciendo uno nuevo. Tener todos sus backups en un juego de soportes y reutilizarlos es arriesgado y le hace muy vulnerable. Cuantos más juegos tenga, menor riesgo de pérdida de datos tendrá.

d) Guardar un juego de copias fuera de la oficina

Guarde siempre al menos una copia de los datos fuera de la oficina para evitar riesgos en caso de robo, incendio u otros desastres. Más vale una copia antigua que ninguna. Verá que, tras el desastre, podrá recuperar todo su disco duro en unos minutos.

e) Realizar el BACKUP en horario no laborable

Si es posible, es mejor realizar los backups de los datos fuera del horario normal de oficina. Muchos archivos y servidores de archivos estarán abiertos y/o en uso durante el día y, si se programan para que se lleven a cabo en ese momento, existirá el riesgo de pérdida de información crítica. Los backups se pueden programar fácilmente para que se realicen automáticamente por la noche y no interrumpan el ritmo de trabajo durante el horario laboral.

Donde hacemos las copias?

a) Unidades Ópticas (DVD)

Aunque se utilizan más para el archivo que para realizar backups, las unidades de disco compacto (CD) y de disco versátil digital (DVD) pueden ser un buen método para crear copias de backup de archivos o proyectos pequeños. Una ventaja es que las unidades ópticas utilizan discos pequeños y duraderos que no se degradan con el tiempo. El backup realizado en discos ópticos elimina el periodo de inactividad durante el proceso de copia. Los discos ópticos son pequeños y compactos, por lo que ocupan poco espacio y pueden transferirse fácilmente.

b) Discos Duros Externos o Portátiles

Los discos duros ofrecen varias ventajas atractivas respecto al backup de datos, incluida la transferencia y recuperación rápida de los datos y su bajo coste. El backup realizado en el disco duro, conocido también como backup disco a disco, se está haciendo muy popular para métodos como la tecnología snapshot (instantánea de los datos), que realiza un backup de todos los cambios efectuados en un volumen determinado cada 15 minutos o cada hora; y para el backup continuo, que supone realizar el backup con todos los cambios que se produzcan sin excepción.

c) NAS

El Almacenamiento ligado a la red (Network Attached Storage) es una arquitectura de almacenamiento en línea que libera los servidores de archivos al proporcionar un almacenamiento autónomo e independiente al que pueden acceder los usuarios de una red.
Una solución NAS almacena los datos en un dispositivo que está dedicado exclusivamente a la tarea de servir archivos. Esto implica que el dispositivo dedicado sea una unidad de alta velocidad de propósito individual que le ofrezca un rendimiento mejorado, una administración y expansión sencillas y una instalación simple, perfecto para realizar backups de datos rápidos y para recuperación en caso de desastre. Desde su introducción a principios de los 90, los dispositivos NAS han ganado gran aceptación y muchos fabricantes de equipos de almacenamiento ahora los incluyen en su gama de productos.

Como hacemos las copias?

Ya vimos el PORQUE, el QUE y el DONDE, ahora nos queda ver COMO lo hacemos.

Vamos a descartar la opción de hacerlo de manera manual, por los riesgos que ya fueron comentados.

Para hacerlo de manera automática, hay numerosos programas (algunos gratuitos) que se pueden instalar y configurarlos para que nos hagan las copias el día y la hora que queramos.

Windows también tiene una herramienta que nos permite realizar esta tarea. Se llama “Programador de Tareas”.

Se lo puede encontrar en: Panel de Control – Tareas Administrativas – Programador de Tareas.

Por supuesto que ambas opciones requieren que el computador que hace de server y que tiene las carpetas que se deben copiar, este prendido permanentemente.

Otra opción, cuando no hay un Server dedicado, es configurar el equipo para que en el Inicio, se ejecuten las tareas de copias.

Como se puede ver a muchas opciones disponibles, hay que analizar cual es la posible y mas conveniente para cada caso. Pero queda claro que no podemos dejar de hacerlo aunque sea manualmente.

Como siempre… antes de tomar un medicamento, consulte con el Médico. Comuníquese con Soporte Mirol.

Daniel Mirol
Director Ejecutivo de Mirol SyS