S.O.S.! Necesito cambiar el Software de Gestión! – Parte 2

En la nota anterior, tratamos de responder a las preguntas ¿Qué? y ¿Por qué?. Si ya logró pasar esta etapa, tiene la mitad del problema resuelto, ahora falta la otra mitad que tienen que ver con la puesta en marcha del Sistema.

Las preguntas

* ¿Qué?: Hace referencia al PROBLEMA y funciona como estimulo inicial del mismo.

* ¿Por qué o para qué? Hace referencia a la MOTIVACIÓN (causas)

* ¿Cómo?: Hace referencia a los PROCEDIMIENTOS que se utilizan para ejercitar el proceso de cambio. (Forma)

* ¿Cuándo?: Hace referencia al MOMENTO TEMPORAL.

* ¿Quién?: Hace referencia al/los RESPONSABLE/S

* ¿Dónde?: Hace referencia al LUGAR ESPACIAL.

En esta nota voy a analizar las cuatro últimas preguntas.

Aquí es donde el proyecto avanza hasta lograr el éxito o se cae, generalmente debido a falta de compromiso de los integrantes de la Empresa (empezando con los directivos) o una mala planificación previa.

En Agosto del 2015, evaluandoERP.com (portal de difusión de temas relacionados con el software de gestión) publicó un interesante estudio con el fin de “revelar los factores determinantes del éxito de la implementación del ERP en la pequeña y la mediana empresa latinoamericana” (en empresas de hasta 500 trabajadores). En el estudio se da una aproximación a la tasa de fracasos en  este tipo implementaciones del 70%, es decir, “el 70% de los proyectos ERP fallan en ser completamente implementados, inclusive después de tres años invertidos en el intento”.

Estas cuatro preguntas ayudan a elaborar un proyecto que logre el éxito y el resto se logra con motivación y consenso.

¿Cómo?

Hace referencia a los PROCEDIMIENTOS o pasos a seguir que se utilizan para ejercitar el proceso de cambio.

¿Cuándo?

Hace referencia al la fecha ideal para dar inicicio al proceso de Implementación.

¿Quién?

Hace referencia al/los RESPONSABLE/S de la implementación en los diferentes sectores de la empresa.

¿Dónde?

Hace referencia al lugar físico dende se realizarán las tareas. Esto tiene mayor relevancia cuando se trata de más de una locación o hay muchos sectores de la empresa involucrados.

Plan de Implentación

Las cuatro preguntas se deberían responder adecuadamente elaborando un buen Plan de Implementación donde se tengan en cuenta la mayor cantidad posible de variantes.

Hay que tener en cuenta estos tres factores críticos:

1. Gerencia de proyecto.

Es el responsable elaborar el Plan y de ejecutarlo. Puede ser realizado por personal capacitado de la empresa o un asesor externo (empresa o profesional independiente). En el primer caso es muy importante que tenga idoneidad suficiente para esta tarea,  apoyo de la Dirección y reconocimiento del personal afectado; en el segundo caso deberá acreditar experiencia de  implementaciones en otras empresas similares.

1. Capacitación.

Tanto del responsable de la implementación como de los usuarios del Sistema de Gestión. No solamente el entrenamiento en la operación del Sistema, sino tambien de la tarea innerente a su puesto.

1. Habilidades en tecnología de la información.

La empresa y los usuarios finaes deberán disponer de las herramientas y el conocimiento suficiente para encarar la puesta en marcha de un Sistema de Gestión. Es mas crítico cuando es el primer sistema que se implementa en la empresa.

Que puede aportar Mirol SyS

Mirol SyS tiene más de 30 años de experiencia implementando Sistemas de Gestión. Más de 300 Clientes activos es garantía de continuidad y servicio. Esto nos permite cumplir con éxito proyectos en tiempos de implementación muy cortos y a costos muy competitivos.

El Servicio de Consultoría Informática es el área de mayor importancia para nosotros. Es donde se diseña el Proyecto en conjunto con los directivos, viendo a la Empresa como un todo (el personal, los circuitos administrativos, la disposición física, las líneas de negocios, los planes futuros, los procesos, etc.).

Esta visión asegura que un árbol no nos impida ver el bosque y se pierda tiempo y dinero en resolver un problema que parecía urgente, cuando el importante era otro.

Daniel Mirol
Director Ejecutivo de Mirol SyS