S.O.S.! Necesito cambiar el Software de Gestión! – Parte 1

Cambiar el Software de Gestión es una situación de alto estres, tanto personal como de la Empresa.

Por lo tanto hay que tomarlo con calma y planificar lo mejor posible la transición.

Como todo en la vida, hay que hacerse algunas preguntas prácticas antes de tirarse a la piscina mirando a la Nube. O sea un desastre, sobre todo si esta vacía.

Las preguntas

• ¿Qué?: Hace referencia al PROBLEMA y funciona como estimulo inicial del mismo.
• ¿Por qué o para qué?: Hace referencia a la MOTIVACIÓN (causas)
• ¿Cómo?: Hace referencia a los PROCEDIMIENTOS que se utilizan para ejercitar el proceso de cambio.(forma)
• ¿Cuándo?: Hace referencia al MOMENTO TEMPORAL.
• ¿Quién?: Hace referencia al/los RESPONSABLE/S
• ¿Dónde?: Hace referencia al LUGAR ESPACIAL.

En esta nota voy a analizar las dos primeras preguntas y en la próxima veremos las otras cuatro.

El caso de la piscina y otros similares

Si lo usamos al problema de la piscina quedaría algo así:

• ¿Qué?: Tengo mucho calor.
• ¿Por qué o para qué?: Para refrescarme.
• ¿Cómo?: Tengo que ponerme un short de baño, estar seguro de saber nadar, ir hasta la piscina, verificar que este llena y en condiciones, ir hasta el trampolín y tirarme.
• ¿Cuándo?: Ahora!.
• ¿Quién?: Yo, claro!
• ¿Dónde?: En mi piscina.

Usted me dirá -necesito un Master para ir a la piscina?-. En casos triviales, y sin darnos cuenta, seguimos esta lógica y lo resolvemos en segundos basado en experiencias anteriores, la situación actual, nuestras preferencias, etc.

Pero en casos mas complejos, es conveniente tener alguna metodología que nos ayude.

Ahora lo aplicamos al cambio del Software de Gestión

¿Que?

El «Que» en este caso obviamente se trata del Sistema de Gestión, que aparentemente esta en el banquillo de los acusados.

Digo “aparentemente” porque puede que no pase la prueba de las siguientes preguntas y puede resultar que el problema no estaba en el software sino en la organización, el mercado, etc.

¿Por qué o para qué?

«Por que» queremos cambiarlo o mejorarlo? a veces tiene una respuesta obvia y otras no tanto.

Un extremo: Tiene una vieja versión DOS de hace 30 años, parece lógico que es momento de un cambio. No le parece?

Otro extremo: Hace 6 meses que esta usando un servicio en la Nube y le parece que hay otros mejores… un consejo gratis: tenga paciencia porque no se puede estar cambiando de sistema cada 6 meses… seguro que el problema es usted.

El medio (y mas probable): Su Sistema es Windows pero ya tiene unos años. Bueno aquí es mas difícil responder la pregunta. Tal vez necesite ayuda de un especialista independiente para que le aporte una visión imparcial. Trate de que no le impongan “problemas fantasmas”  internos o “soluciones mágicas” externas.

La respuesta a esta pregunta es la mas importante de todas, asi que voy a tratar de analizar algunos aspectos para ayudarlo a tomar una buena decisión.

Aspectos importantes a considerar

Al comenzar el análisis que le lleve a responder esta pregunta correctamente, tenga en cuenta los siguientes aspectos:

1. Estratégicos de la Empresa: apertura de sucursales, internacionalización, fusiones o adquisiciones, etc.
2. Técnicos: fallas constantes o esporádicas.
3. Operativos: procesos repetitivos, inconsistencia de resultados, complementos con planillas, etc.
4. Gustos: es mas lindo, es lo último, mi colega lo tiene, etc.

Puede hacerle esta pregunta (por que?) a todos los que usan el Sistema y ver si coinciden en lo mismo. Con esto, mas su propia respuesta que seguro será mas estratégica, se puede elaborar un diagnóstico.

Si es posible, tenga una reunión con el Proveedor de su Sistema actual y plantéele su diagnóstico. Hay una probabilidad alta que su proveedor le solucione todo o parte de sus problemas a un costo muy inferior de implementar un Sistema nuevo.

Si su Proveedor desapareció o usted ya no tiene trato con el, estamos en problemas… no queda otra que analizar el cambio. Esto se verá en otra nota.

Si obtiene una solución de esta manera, habrá resuelto los tres primeros aspectos.

Que pasa si no resuelve el último? aquí ya no me meto. Ya sabe… sobre gustos no hay nada escrito…

En una próxima nota, voy a entrar en la problemática específica del cambio que tiene que ver con las preguntas Como, Quien, Cuando y Donde.

Que puede aportar Mirol SyS

Hasta que se hizo popular y confiable los Servicios en la Nube, las Empresas usaban los sistemas en sus escritorios sin problema. Luego, los medios empezaron a hablar periódicamente del tema, aparecieron muchos proveedores con sus soluciones, usuarios de los servicios contando sus experiencias, etc.

O sea, como sucede a menudo con las nuevas tecnologías que irrumpen con mucho marketing, crean una “sensación” de que estamos quedando obsoletos con las “viejas” tecnologías.

Hay una conocida y pragmática expresión anglosajona: «If it ain’t broken, don’t fix it», es decir, «si no está roto, no lo arregles», que podría aplicarse en este caso.

No me estoy refiriendo a las necesarias innovaciones y actualizaciones tecnológicas aplicadas a los procesos de negocios que permitan aumentar la productividad y por lo tanto disminuir costos, sino a ser cautelosos y pragmáticos en su aplicación.

Menciono La Nube porque es la que tiene mas marketing, pero un cambio de Software de Gestión, no necesariamente debe ser a la Nube. Hay que considerar todas las opciones y seleccionarlas por la conveniencia operativa y económica, no solo por que “esta de moda”.

Mirol SyS tiene mas de 30 años de experiencia tanto en Sistemas de Gestión de Escritorio como de Servicios en la Nube, así que puede aportar una visión práctica teniendo en cuenta ambas alternativas según el uso que se va a dar.

Daniel Mirol
Director Ejecutivo de Mirol SyS